Automatyczne wysyłanie faktur – konfiguracja Baselinker

na przykładzie integracji Baselinker – wFirma

Ostatnia aktualizacja: 07-2019

Dzięki integratorowi Baselinker osoba prowadząca sklep internetowy na silniku PrestaShop jest w stanie zautomatyzować wystawianie faktur, zautomatyzować wysyłanie faktur do klientów, zautomatyzować kontrolę stanów magazynowych, zsynchronizować ceny i na wiele więcej sposobów usprawnić pracę swojego systemu kanałów e-commerce, a w tym i np. zintegrować swoją sprzedaż z biurem rachunkowym wFirma. Oczywiście istnieją też alternetywne metody, w tym niezależne od Baselinker, ale ta, z wykorzystaniem właśnie tego integratora, choć nienajprostrza, należy do najlepszych.

Automatyczna kontrola zamówień

Aby prawidłowo ustawić konfigurację pomiędzy różnymi kanałami sprzedaży w obrębie integratora Baselinker, należy mieć przed oczami całościowy cel, jaki chce się osiągnąć. Jeśli bowiem chce się osiągnąć cel pod postacią automatycznego wysyłania faktur do biura rachunkowego wFirma, to należy sprawić, aby zamówienia ze wszystkich kanałów sprzedaży niejako "spływały" do Baselinkera. Oczywiście możemy pójść inną drogą, poszukać innych rozwiązań, ale tego teraz nie rozważamy. Podstawowym zadaniem i zarazem podstawową zaletą Baselinker jest możliwość "zasysania" zamówień ze wszystkich, zintegrowanych z nim kanałów sprzedaży. Jest to nie tylko zaleta, ale i fundament dla wszystkich innych konfiguracji, synchronizacji i automatyzacji, które chcemy tworzyć za pomocą Baselinkera. Oczywiście, ktoś może mieć inne zdanie na ten temat, inaczej budować integracje międzysystemową. Mamy rozkwit integratorów, modułów, wtyczek i systemów e-commerce, i wielu ludzi ma swoje ulubione (dobrze przez siebie poznane i przebadane) możliwości.

Tak czy inaczej, naszym podstawowym zadaniem na drodze osiągnięcia celu, jakim jest synchronizacja trzech podstawowych kanałów e-commerce w obrębie Baselinker: sklepu internetowego Prestashop, serwisu aukcyjnego Allegro i biura rachunkowego wFirma, jest ustawienie dla sklepów i serwisów pobierania zamówień do Baselinker. Zamówienia z każdego kanału mają "spływać" do Baselinker. Tylko wtedy "odpali" i "wypali" nam integracja z wFirma (jako jeden z podstawowych aspektów naszego szeroko pojętego celu).

Automatyczne przesyłanie faktur do biura rachunkowego

I jeśli już ustawiliśmy, aby Baselinker "zasysał" zamówienia z naszych kanałów dystrybucji internetowej i stanęliśmy przed chęcią zautomatyzowania działań związanych z rozliczeniami podatkowymi, to możemy zintegrować Baselinker z jednym z biur rachunkowych, jakim jest np. wFirma. Proszę zauważyć, że integrujemy z biurem rachunkowym tylko jeden program, a faktury będą wystawiane z zamówień napływających nawet z kilkunastu kanałów sprzedażowych. Nikt nam nie zabroni postawić 4 sklepów, 3 konta Allegro, 5 kont na eBay i po jednym na pozostałych serwisach aukcyjnych i marketplace (np. eMag).

Pierwsze co należy zrobić na drodze automatycznego przesyłania faktur do wFirma z Baselinker jest zintegrowanie wFirma z Baselinker (BL). Wystarczy wybrać odpowiedni moduł z modułów dostępnych w BL i odpowiednio go ustawić. W zasadzie to nie ma co mówić o ustawieniach modułu wFirma, bo są one stricte indywidualne i nie mają większego znaczenie dla omawianej tu integracji... Poza jedną z nich. Warto bowiem zastanowić się, czy chcemy, aby faktury i paragony wystawione przez nas, lub wystawione automatycznie przez system Baselinker, były automatycznie przesyłane do biura rachunkowego, czy też mają być przekazywane zbiorczo w momencie wykonania przez nas ręcznego eksportu, czyli np. pod koniec miesiąca. Nie będę rozważał nad plusami i minusami każdego z tych rozwiązań, bo ani miejsce, ani pora na to. Każdy sam musi to przemyśleć.

Uwaga! Kiedy mamy już zintegrowany i ustawiony moduł wFirma, to zanim wystawimy pierwszą, chociażby testową fakturę, to warto zaglądnąć do ustawień samych faktur.

Zintegrowany i ustawiony moduł wFirma wraz z dobrze ustawionymi szablonami faktur pozwala nam na uzyskanie efektu w postaci możliwości wygenerowania faktury w obrębie przyjętego zamówienia. Na razie faktury nie są generowane automatycznie. Innymi słowy, jeśli zamawiający z jednego ze zintegrowanych kanałów dystrybucji podał dane do faktury, a my widzimy je w odpowiedniej zakładce w zamówieniu (dane faktury), to teraz możemy taką fakturę wygenerować. I jak ją już wygenerujemy, to jeśli tylko w ustawieniach modułu wFirma zaznaczyliśmy automatyczny eksport, to nasza faktura zostanie eksportowana do systemu wFirma.

My chcielibyśmy jednak pójść o krok dalej i sprawić, aby w przypadku podania przez klienta danych do faktury, Baselinker na ich podstawie automatycznie generował fakturę, wysyłał do biura rachunkowego wFirma i dodajmy do tego... wysyłał na podany przez klienta e-mail – wiadomość linkiem do faktury. Zajmimy się więc po kolei, w pierwszej kolejności ustawieniem automatycznego wystawiania faktur przez Baselinker.

Automatyczne wystawianie faktur

Jeśli chcemy, aby Baselinker automatycznie wystawiał faktury na podstawie danych przesyłanych przez klientów (lub ręcznie wprowadzanych do zamówienia), to musimy mu to nakazać, a w rzeczy samej ustawić automatyczną akcję pod postacią wystawienia faktury wynikającą ze zdarzenia, jakim jest pobranie zamówienia przez BL z kanału sprzedażowego. Taką automatyczną akcję musimy ustawić dla każdego rodzaju faktury, czyli osobno dla normalnych faktur i dla faktur proforma.





Uwaga! Co się tyczy korekt faktur, to nie podlegają one systemowi automatycznej generacji, autmatycznego wysyłania do wFirma i nie można ich automatycznie wysyłać do klienta. Korekty musimy generować ręcznie, ręcznie wysyłać do biura rachunkowego i do klienta.

Automatyczne wysyłanie faktur

Kiedy mamy już skonfigurowany moduł wFirma i wiemy jak powinna wyglądać nasza faktura, a do tego mamy ustawioną automatyczną generację faktur i automatycznie eksportujemy je do biura rachunkowego, to możemy teraz zająć się ustawieniami pozwalającymi na automatyczne wysyłanie faktur na e-mail naszych klientów, którzy o taką fakturę wnioskowali.

Warunkiem podstawowym do tego, aby taka akcja się udała jest podanie przez klienta w formularzu zamówieniowym adresu e-mail. Do innych warunków należy odpowiednie skonfigurowanie Baselinker i ewentualnie odpowiednie skonfigurowanie połączenia API pomiędzy kanałem dystrybucji a Baselinker (ale to jest problematyka podstawowa, dotycząca każdego działania w ramach Baselinker, stąd pomijam jej omówienie).

Jeśli wszystko dobrze skonfigurowaliśmy do tej pory, to brakującym ogniwem jest ustawienie szablonu email oraz automatycznej akcji wysyłania e-mail z wiadomością o fakturze na podstawie zdarzenia, jakim było automatyczne wystawienie faktury przez Baselinker. Innymi słowy chcemy osiągnąć efekt końcowy w postaci: klient prosi o fakturę – Baselinker generuje fakturę i wysyła ją do biura rachunkowego i do klienta.




osoba do wystawiania aukcji internetowych

Michał Chechelski jest webmasterem z ponad 10 letnim stażem. Z wykształcenia specjalista ds. zarządzania i marketingu. Z doświadczenia zawodowego webmaster i copywriter. Właściciel firmy web3promagraco. Realizuje prace z zakresu dywersyfikacji kanałów dystrybucji internetowej – wystawia aukcje internetowe, dodaje produkty na sklepy, wykonuje konfiguracje, stawia sklepy internetowe i je pozycjonuje. Pracuje samodzielnie lub w zespole projektowym.