Baselinker jest jednym z najlepszych, jak nie najlepszym oprogramowaniem do zintegrowanej obsługi kanałów dystrybucji internetowej... uwzględniając zarówno fakt jego popularności, obszerności zastosowań, jak i ciągle postępującej rozbudowy aplikacji. Nie bez znaczenia jest też przyjazny dla użytkownika interfejs. Oprogramowanie to posiada bardzo dobrze rozwinięte wsparcie techniczne pomocy klienta (ang. support), blog z aktualizacjami i informacjami wspierającymi konfigurację oprogramowania. Dla klientów Nowego Menadżera Baselinker udostępniona została też obszerna instrukcja obsługi. Wszystko to sprawia że oprogramowanie to jest użyteczne i popularne wśród e-sprzedawców.
Jak każde inne oprogramowanie, także i Baselinker wymaga cierpliwości, wiedzy, doświadczenia oraz szczegółowej konfiguracji technicznej. Żadne, nawet najlepsze oprogramowanie do zarządzania produktami, aukcjami internetowymi i przepływami innych danych, nie będzie nam dobrze służyć, jeśli nie poświęcimy odpowiedniej ilości czasu na prawidłowe ustawienie jego opcji oraz wdrożenie pracowników do obsługi oprogramowania.
Baselinker może być wdrożony w całości lub częściowo... oprogramowanie to ma bowiem charakter modułowy. Możemy korzystać tylko z wybranych części systemu bez potrzeby ustawiania pozostałych modułów i bez szkody dla funkcjonowania całego systemu. Sposób konfiguracji oprogramowania Baselinker zależy w dużej mierze od indywidualnych potrzeb e-sprzedawcy i sposobu organizacji pracy w jego firmie. Ze względu na to, że jest to dość złożone oprogramowanie, jego konfigurację można podzielić na co najmniej dwa aspekty – (1) automatyzacja zarządzania zamówieniami i (2) automatyzacja kontroli cen i stanów magazynowych. Ze względu na to, że Baselinker jest przede wszystkim oprogramowaniem typu "integrator", konfiguracji wymaga też dział (3) "Integracje" (zwłaszcza ustawienia dla aplikacji firm logistycznych i biur rachunkowych).
Podstawowa konfiguracja BL wymaga przeprowadzenia integracji co najmniej jednego serwisu aukcyjnego lub sklepu internetowego. Mając przeprowadzoną taką integrację można pobierać i odpowiednio zarządzać zamówieniami. W zależności od potrzeb można też skonfigurować sposób zarządzania fakturami, komunikacji z klientami, czy sposób kontroli zamówień.
Gro z ustawień podstawowych wymaga podania indywidualnych i spersonalizowanych kluczy dostępu API oraz innych danych poufnych. Ponadto do prawidłowej konfiguracji Baselinker należy podać jak najwięcej informacji pozwalających wybrać taką metodę konfiguracji, która będzie dostosowana do potrzeb organizacyjnych firmy. Serwisy aukcyjne i sklepy internetowe można zintegrować na różne sposoby, dostosowując konfigurację do własnych potrzeb. Baselinker może służyć zarówno jako narzędzie do zarządzania zamówieniami, jak i jako magazyn dla produktów. Rozróżnia się dwie grupy scenariuszy konfiguracji: (1) scenariusz centralny (BL jako centrum zarządzania aukcjami i produktami na sklepach) oraz (2) scenariusz pośredni, w którym to sklep internetowy stanoui "bazę" dla gospodarki magazynowej i obsługi zamówień (a BL schodzi do roli integracyjnej).
W scenariuszu scentralnym magazyn Baselinker wykorzystujemy między innymi jako bazę dla treści i zdjęć stanowiących rdzeń produktu. Do tzw. kart produktowych na magazynie Baselinker wprowadzamy dane produktowe, do których należą m.in. stany ilościowe, ceny, nazwa produktu, opisy, zdjęcia i parametry. Dane z magazynu Baselinker mogą stanowić tzw. rdzeń produktu, który będziemy wzbogacać wybranym szablonem. Aukcje internetowe można wystawiać bazując na informacjach wprowadzonych do magazynu wewnętrznego Baselinker lub informacjami wprowadzonymi do magazynu innego sklepu internetowego.
Konfiguracja ustawień Baselinker to jedno, a wdrożenie rozwiązań i ich prezentacja pracownikom to co innego. Małe problemy z dostosowaniem ustawień można rozwiązać w 1-2 godziny. Oprogramowanie może nie działać tak, jak spodziwa się tego sprzedawca. Może zdarzyć się i tak, że zaistnieje chęć rozbudowy oprogramowania o kolejne funkcje, których sposób ustawienia nie jest znany sprzedawcy. Łatwo wtedy o błąd, który może skutkować przerwaniem procesów realizacji zamówień lub kontroli stanów i cen magazynowych. W takich sytuacjach warto sięgnąć po wiedzę zgromadzoną w Sieci, a w tym z bloga Baselinker lub skorzystać z pomocy pracowników wsparcia technicznego. Jeżeli te środki zawiodą, np. ze względu na zbyt duże skomplikowanie procesu konfiguracji ustawień, to można skorzystać ze wsparcia zewnętrznego specjalisty ds. wdrożeń oprogramowania e-commerce. Taka pomoc ma zazwyczaj dwojaki charakter. W pierwszej kolejności wykonywane jest sprawdzenie konfiguracji ustawień, w następnej kolejności wykonuje się samą konfigurację (po wcześniejszym uprzedzeniu sprzedawcy), po czym testuje się wdrożone rozwiązanie (wykonując próbny przesył danych). Ostatecznie osoba dokonująca wdrożenia tłumaczy sprzedawcy wszystkie ustawienia i sposób funkcjonowania nowej gałęzi systemu. Bardzo ważnym jest, aby handlowiec zrozumiał wprowadzone zmiany, mógł samodzielnie powziąć prace naprawcze lub w przyszłości zmienić je stosownie do zmian wprowadzonych w innych obszarach Baselinker.
Warto pamiętać, że prawidłowa praca integratora marketplaces i sklepów internetowych zależy nie tylko od sposobu ustawień aplikacji, ale i od umiejętności jego obsługi. System nie będzie działał prawidłowo, jeśli nie będzie prawidłowo obsługiwany. W przypadku większych konfiguracji, np. po wdrożeniu automatycznego procesu realizacji zleceń lub automatycznej kontroli staów i cen magazynowych, celowe a nawet konieczne może być zaznajomienie pracowników ze sposobem obsługi Baselinker. Poza kontaktem mailowym, a w tym raportami na temat wykonanych prac konfiguacyjnych, ważną rolę w nauce obsługi oprogramowania handlowego są szkolenia z Baselinker wykorzystaniem pulpitu zdalnego. W spotkanaich takich może uczestniczyć więcej niż jedna osoba, termin i czas spotkania mogą być dowolne, a tematyka szkoleń jest ściśle dopasowana do potrzeb pracowników obsługujących system. Wspólne omawianie budowy integratora i jego pracy poprzez wykorzystanie pulpitu zdalnego może w krótkim czasie zwiększyć chęć pracowników do korzystania z nowego oprogramowania i przyczynić się do poprawy tempa i jakości pracy zespołu pracowniczego.
Michał Chechelski jest webmasterem z ponad 10 letnim stażem. Z wykształcenia specjalista ds. zarządzania i marketingu. Z doświadczenia zawodowego webmaster i copywriter. Właściciel firmy web3promagraco. Realizuje prace z zakresu dywersyfikacji kanałów dystrybucji internetowej – wystawia aukcje internetowe, dodaje produkty na sklepy, wykonuje konfiguracje, stawia sklepy internetowe i je pozycjonuje. Pracuje samodzielnie lub w zespole projektowym.