Automatyczna kontrola stanów magazynowych - konfiguracja Baselinker

na przykładzie Shoper – Baselinker – Allegro

Ostatnia aktualizacja: 06-2019

Kontrola stanów magazynowych na sklepie Shoper powiązanym Allegro jest zagadnieniem wymagającym rozeznania i bardziej szczegółowej analizy ze względu na fakt, iż obustronna integracja Shoper ← → Allegro jest właściwie integracją niepełną i nie zasługuje na miano integracji obustronnej. Nawet jeśli aukcje internetowe zostaną wystawione z poziomu sklepu internetowego Shoper, to sprzedaż na sklepie lub ręczna zmiana w stanie magazynowym na sklepie nie będzie skutkować zmianą stanu ilościowego na aukcji internetowej i w konsekwencji w ofercie na serwsie aukcyjnym będziemy mieli więcej produktów, aniżeli na sklepie i de facto na rzeczywistym stanie magazynowym. Może to skutkować sprzedaż na aukcji produktów, których nie ma na stanie, co oczywiście przełoży się na negatywną ocenę sprzedawcy. Jedynie, jeśli produkt sprzeda się z aukcji, to zmieni się stan na magazynie sklepu, a to jest niewystarczające do pełnej automatyzacji kontroli stanów magazynowych.

Niedostatki...

Oczywiście można kontrolować stan magazynowy na sklepie Shoper zintegrowanym z Allegro w sposób ręczny, np. otwierając każdą aukcję, która jest powiązana z produktem na sklepie internetowym, na którym coś się sprzedało i zmniejszanie jej stanu. Shoper ma nawet takie oprogramowanie do tego, które nazywa się AllChecker. AllChecker będzie nas informować o tym, jakie aukcje należy skorygować w związku z tym, że doszło do sprzedaży na sklepie internetowym. Ręczne korygowanie stanów aukcji internetowych powiązanych z produktami, które sprzedane zostały na sklepie, może nie być uciążliwe dla sprzedawców, którzy sprzedają na sklepie internetowym 2-3 produkty dziennie, ale dla tych wszystkich, którzy myślą o większej sprzedaży na sklepie, pomocny może nie być nawet program AllChecker.

Z pomocą w tego typu sytuacjach przychodzą integratory takie jak Baselinker czy Xsale. To są rzeczywiste brakujące ogniwa dla pełnej dwustronnej integracji pomiędzy sklepem internetowym Shoper a serwisem aukcyjnym Allegro. Umożliwiają one bowiem automatyczną kontrolę stanów magazynowych poprzez zbieranie i równanie (sumowanie i różnicowanie) stanów magazynowych z tych dwóch kanałów sprzedażowych. W rzeczy samej integratory te zmieniają stan ilościowy na aukcji internetowej powiązanej z produktem sprzedanym na sklepie internetowym.

Brakujące ogniwo...

Jednym z podstawowych problemów stojących na drodze wdrożenia automatycznej kontroli stanów magazynowych na sklepie Shoper, gdzie produkty powiązane są z aukcjami na serwisie internetowym Allegro, jest zrozumienie sposobu konfiguracji i odpowiedniego ustawienia konfiguratora. Wbrew pozorom (i choć pomocnym, tak niepełnym) informacjom ze strony pracowników supportu, konfiguracja integratora i zrozumienie zasad poruszania się po integratorze, sklepie oraz serwisie aukcyjnym, aby nie zaburzyć stanów magazynowych, jest zagadnieniem dość trudnym do zrozumienia od razu.

Spróbuję w schematycznym skrócie przedstawić sposób konfiguracji, ustawienia i zasad poruszania się po jednym z integratorów, jakim jest Baselinker. Ograniczę się przy tym do prac, jakie należy wykonać i ścieżki procesowej, którą należy podążać na drodze wprowadzania produktów do sklepu, wystawiania aukcji internetowych, zmieniania stanów ilościowych oraz cen. Niedopowiedzianą w tym miejscu pozostawię kwestię kontroli zamówień, choć bowiem jest to zagadnienie siostrzane, tak nie stanowi większego problemu organizacyjnego.

Aby móc automatycznie kontrolować stany magazynowe na sklepie internetowym Shoper z produtami powiązanymi z aukcjami internetowymi na serwisie Allegro należy dodatkowo zintegrować sklep Shoper z takim integratorem jak np. Baselinker. Baselinker należy przy tym odpowiednio skonfigurować. Niniejszy artykuł stanowi rozwinięcie opisów, które można znaleźć na stronie bloga Baselinker i stanowi podsumowanie rozmów z supportem Baselinker (za co serdecznie dziękuję). Wszystkie informacje zawarte w tym artykule zostały też potwierdzone przez testy na próbnym koncie integratora Baselinker, testowym sklepie internetowym Shoper i testowym koncie serwisu aukcyjnego Allegro. Opis ten opiera się na ścieżce procesowej powstałej na podstawie powyższych prac. Niniejszy artykuł ma charakter promocyjny, z góry przepraszam za wszelkie niedopowiedzenia i skróty myślowe uniemożliwiające pełne zrozumienie problematyki automatycznej kontroli stanów magazynowych na sklepie internetowym z wykorzystaniem integratora typu Baselinker. Niedociągnięcia nie są celowe, wynikają wyłącznie z ograniczeń czasowych i przyjętej formy prezentacji. Zachęcam i zalecam każdorazowo każde przedsiębiorstwo chcące wdrożyć automatyczną kontrolę stanów magazynowych do przebadania, zaplanowania oraz przetestowania tego procesu na własną rękę, gdyż zawarte tu informacje mogą być już nieaktualne.

Automatyzacja...

Aby zautomatyzować proces kontroli stanów magazynowych produktów na sklepie internetowym Shoper i aukcjach na serwisie aukcyjnym Allegro można zintegrować sklep internetowy z integratorem Baselinker. Właściwe ustawienie integracji sklepu z integratorem jest pierwszym zadaniem na drodze konfiguracji ustawień, które należy wykonać w obrębie systemu Baselinker, aby zautomatyzować proces kontroli stanów magazynowych (pomijam tu kwestię samej integracji sklepu z Baselinker). W ustawieniach integracji sklepu należy zaznaczyć na TAK opcję: synchronizacji produktów. W ustawieniach integracji możemy zająć się od razu powiązaniem płatności i wysyłek między aukcjami Allegro i sklepem internetowym, co pozwoli nam na właściwe zarządzanie zamówieniami. Jeśli zamówienia ze sklepu i z Allegro mają „spływać” do Baselinker, to na TAK należy ustawić opcję pobierania zamówień ze sklepu, a na NIE opcję dodawania zamówień do sklepu. Jeśli nie chcemy, aby Baselinker pobierał zamówienia z Allegro i ze sklepu Shoper, tylko aby spływały one do sklepu, odwracamy to ustawienie, tj. ustawiamy na NIE pobieranie zamówień ze sklepu, a dodawanie zamówień do sklepu oznaczamy na TAK. Takie też ustawienie jest zalecane dla pełnej automatycznej kontroli stanów magazynowych. Kolejną bardzo ważną opcją w ustawieniach integracji, którą należy zaznaczyć na TAK, jest opcja pobieranie produktów.

Do automatycznej kontroli stanów magazynowych produktów na sklepie Shoper i aukcji na serwisie Allegro potrzebne jest ustawienie dwóch synchronizacji. Poza synchronizacją stanu magazynowego konieczne jest ustawienie synchronizacji iości na aukcji. W systemie Baselinker zagadnienie to można dookreślić poprzez odpowiednie oznaczenie opcji w zakładce integracji aukcji. Pobieranie zamówień należy oznaczyć na TAK. Ustawienie synchronizacji stanów na aukcji powinno być następujące: synchronizacja co godzinę (dodatkowa opłata 10 złotych, ale warto). W sytuacji, kiedy na aukcji będzie stan zerowy, należy oznaczyć jako zakończenie oferty. Mniejsza ilość produktów na magazynie powinna prowadzić do zmniejszenia ilości produktów dostępnych na aukcji, a większa ilość na magazynie powinna skutkować zwiększeniem ilości produktów dostępnych na aukcji. Chodzi w tym o to, aby zmiana stanu magazynowego na sklepie, zarówno ręczna zmiana stanu (korekta stanu magazynowego), jak i automatyczna zmiana w wyniku sprzedaży produktu ze sklepu – skutkowały zmianą ilości produktów dostępnych na aukcjach powiązanych z tymi kartami produktowymi.

I w zasadzie to na tyle, jeżeli chodzi o podstawową konfigurację ustawień synchronizacji stanów magazynowych i ilości na aukcjach w integratorze Baselinker dla automatyzacji kontroli stanów magazynowych produktów w systemie zintegrowanym Shoper – Allegro. Warto może wspomnieć jeszcze o kilku małych drobiazgach. Aby wszystko chodziło bez zarzutów, należy ustawić jeszcze taki limit ilości produktów na aukcji, aby nie powodował pomniejszenia stanu produktów dostępnych na aukcji i znajdujących się rzeczywiście na magazynie. Chciałoby się powiedzieć, że należy ustawić limi produktów na aukcji taki sam jak na magazynie sklepu, ale na magazynie sklepu nie ma limitów, więc albo tych limitów nie ustawiamy w ogóle, albo ustawiamy na tyle wysoki, aby nie popsuł nam stanu magazynowego i powiązania aukcji z kartami produktowymi (jeśli stan na aukcji będzie wynosił „0”, to aukcja ulegnie zamknięciu).


Konfiguracja ustawień na Baselinker dla automatycznej kontroli stanów magazynowych produktów na sklepie Shoper i powiązanych z nimi aukcjach na serwisie internetowym Allegro:

INTEGRACJA SKLEPU SPOSÓB USTAWIENIA
Synchronizacja produktów Tak
Pobieranie produktów Tak
Pobieranie zamówień ze sklepu Nie
Dodawanie zamówień do sklepu Tak
INTEGRACJA AUKCJI SPOSÓB USTAWIENIA
Pobieranie zamówień Tak
Synchronizacja co godzinę Zaznacz
Stan zerowy Opcja: zakończenie oferty
Mniejsza ilość na magazynie Opcja: zmniejsz ilość na aukcji
Większa ilość na magazynie Opcja: zwiększ też na aukcji
Limit produktów dla aukcji Bez limitu
USTAWIENIA SZABLONU SPOSÓB USTAWIENIA
Stan zgodny ze stanem na sklepie Tak
Do wyczerpania przedmiotów Tak
Wznów aukcje automatycznie Tak
Synchronizacja pełna Tak

Nie oznacza to jednak końca problemów związanych z tym zagadnieniem. Do tego, aby automatyczna kontrola stanów magazynowych działała w sposób prawidłowy, konieczne jest przestrzeganie kilku podstawowych mniej lub bardziej ogólnych i szczegółowych zasad dla pracy magazynowej.

Ścieżka procesowa...

Podstawową kwestią w tej sprawie jest dodawanie produktów od strony sklepu. To znaczy, żeby konfiguracja przyniosła porządane skutki i zadziałał system automatycznej kontroli stanów magazynowych, ścieżka procesowa wprowadzania nowego produktu na stan powinna zaczynać się od wypełnienia karty produktowej (formularza produktu) na sklepie internetowym Shoper. Poza podstawowymi danymi świadczącymi o istnieniu i funkcjach danego produktu (fizyczne dowody istnienia produktu, tj. psychical evidence), jakimi są opis i zdjęcia, na karcie produktowej należy podać rzeczywisty stan magazynowy.

I teraz, jeśli mamy już sklep zintegrowany z integratorem i dodaliśmy pierwszy produkt do sklepu internetowego Shoper, to przechodzimy do Baselinker i w zakładce „wystawianie aukcji” widzimy, że na magazynie naszego sklepu internetowego pojawił się produkt, do którego możemy teraz wystawić aukcję internetową na Allegro i aukcja ta będzie związana z tym produktem. Warto już może w tym momencie dopowiedzieć, że aukcja ta może ulec samoistnemu rozwiązaniu po upływie 60 dni od dnia zamknięcia aukcji ze stanem zerowym. Innymi słowy, jeśli wszystko mamy dobrze skonfigurowane i system automatycznej kontroli stanów magazynowych działa bez zarzutu, to należy pamiętać i o tej małej zasadzie, że jeśli skończy się nam dany produkt na sklepie i nie dostarczymy go do magazynu w przeciągu 60 dni, to karta produktowa na sklepie straci dotychczasowe swoje powiązanie z aukcją, gdyż aukcja ta zostanie przeniesienia do archiwum Allegro. Nie ma, a przynajmniej nie spotkałem się z opcją lub oprogramowaniem pozwalającym na automatyczną kontrolę powiązania aukcji z kartą produktową, na której zmienia się stan z 0 na 1+, dlatego też należy kierować się zasadą, że ilekroć uzupełnia się stan magazynowy z 0 na 1+, tak tylekroć należy sprawdzić powiązanie tego produktu z aukcjami. Innymi słowy, taki produkt należy traktować z reguły jako nowy, nieposiadający aukcji.

Kolejnym krokiem na ścieżce procesowej w systemie automatycznej kontroli stanów magazynowych zintegrowanych systemów Shoper – Baselinker – Allegro, jest wystawienie aukcji internetowej na Allegro z poziomu magazynu sklepu Shoper zaciągniętego do integratora Baselinker. Chłopaki z Baselinkera mówią na to, że Baselinker pobiera produkty w locie. Nie jest to bowiem rzeczywisty magazyn, tylko tak jakby jego lustrzane odbicie pozwalające na wystawianie aukcji. Z poziomu Baselinkera nie możemy nanieść żadnych zmian do karty produktowej produktu na magazynie sklepu internetowego Shoper. Nie możemy zmienić stanu ilościowego, ceny, opisu czy zdjęć. Wszystkie te czynności wykonujemy z poziomu sklepu Shoper.

Aby prawidłowo wystawić aukcję internetową w systemie automatycznej kontroli stanów magazynowych, należy odpowiednio skonfigurować ustawienia szablonu aukcji. W ustawieniach szablonu należy zaznaczyć stan zgodny ze stanem na sklepie, aukcje do wyczerpania przedmiotów, wznawainie aukcji automatycznie po zakończeniu i synchronizację pełną. I teraz spokojnie wystawiamy aukcje w systemie Baselinker. Aukcja ta automatycznie wiąże się z produktem na sklepie Shoper.

Zasady pracy...

I teraz kilka słów o samym procesie automatycznej kontroli stanów magazynowych. Jeśli wszystko jest dobrze skonfigurowane, to potwierdzona sprzedaż na sklepie, jak i ręczne obniżenie / podniesienie stanu magazynowego skutkować będzie automatycznym obniżeniem ilości produktów dostępnych do zakupu na aukcji. I tu ważna uwaga: ilość produktów na aukcji zostanie też obniżona wtedy, kiedy zamówienie dodamy do systemu ręcznie. Warto przy tym pamiętać, że dodanie zamówienia do systemu BL nie zmieni stanu magazynowego na sklepie, stąd ręczne zamówienia należy wprowadzać wyłącznie od strony sklepu. Dlatego też obsługa zamówień powinna być wykonywana od strony sklepu, co powinna uwzględniać konfiguracja ustawień sklepu. Zamówienia nie powinny być pobierane ze sklepu do systemu Baselinker, ale zamówienia powinny być dodawane do sklepu z systemu Baselinker (oczywiście chodzi o napływające tam zamówienia z Allegro).

System automatycznej kontroli stanów magazynowych zachowa się podobnie w przypadku potwierdzonej sprzedaży na Allegro (potwierdzona sprzedaż na Allegro występuje wtedy, kiedy wypełniony zostaje FOD – formularz opcji dostawy i płatności Allegro). Potwierdzona sprzedaż na Allegro poskutkuje obniżeniem ilości produktów w magazynie sklepu internetowego Shoper! Czyli dzięki integracji sklepu z integratorem otrzymujemy to, czego Shoper nie oferuje w swojej „obustronnej integracji” z Allegro. Ta właśnie funkcja integratora Baselinker pozwala osiągnąć efekt, który śmiało można nazwać: SYSTEMEM AUTOMATYCZNEJ KONTROLI STANÓW MAGAZYNOWYCH.

I teraz jeszcze raz o jednej z sytuacji wyjątkowych, o której już wspominaliśmy. W momencie, kiedy klient kupi na sklepie ostatni produkt i stan magazynowy tego produktu zrówna się z zerem, to nastąpi obniżenie ilości produktów na aukcji do zera i zgodnie z ustawieniami, nastąpi zamknięcie aukcji. I jeśli do tego ustawiliśmy automatyczne wznawianie aukcji, to zwiększenie stanu magazynowego na sklepie z 0 na 1+ w przeciągu 2 miesięcy (60 dni) od daty sprzedaży ostatniego produktu, poskutkuje automatycznym wznowieniem się aukcji. Jeżeli zwiększenie stanu magazynowego z 0 na 1+ nastąpi w terminie późniejszym, powiązana z produktem aukcja przeniesiona zostanie do archiwum Allegro i zostanie zerwane powiązanie karty produktowej z tą aukcją. Nie znam programu do kontrolowania tego terminu, dlatego każdorazowo w przypadku zwiekszania stanu magazynowego na sklepie z 0 na 1+ należy postępować podobnie, jak w przypadku dodania nowego produktu i przechodzić do Baselinker, aby wystawić aukcję (sprawdzić, czy jest wystawiona). Zagadnienie to określić można mianem kontroli wznawiania aukcji.

Dla jasności zmiana stanu ilościowego produktów dostępnych na aukcji od strony Baselinker lub bezpośrednio przez Allegro nie zmieni stanu magazynowego na sklepie. Wykonanie takiej operacji skutkować będzie błędem w stanie magazynowym. Nie można manipulować żadnymi zmiennymi na aukcjach z innego poziomu, aniżeli sklep internetowy.

Trzy zdania na koniec...

Jeszcze na zakończenie poruszymy trzy zagadnienia ściśle związane z prawidłowym działaniem systemu automatycznej kontroli stanów magazynowych – omówimy moduł synchronizacji ceny na aukcjach, poruszymy problematykę wariantów i przedstawimy sposób, w jaki Baselinker rozwiązał ten problem oraz opowiemy, jak wiązać istniejące aukcje z produktami na sklepie, czyli jak budować system automatycznej kontroli stanów magazynowych niejako od tyłu.

Moduł synchronizacji cen na aukcjach jest dodatkiem do systemu automatycznej kontroli stanów magazynowych, który pozwala na zmianę ceny aukcji poprzez wprowadzenie zmiany ceny w karcie produktu. Oczywiście, dla prawidłowego funkcjonowania tego modułu konieczna jest integracja sklepu internetowego z Baselinker i powiązanie produktów z aukcjami internetowymi. Moduł synchronizacji stanów magazynowych powinien być tak ustawiony, aby ewentualne obniżenie ceny na sklepie internetowym do 0 zł skutkowało zakończeniem oferty i zamknięciem aukcji na Allegro. I adekwatnie, zmniejszenie lub zwiększenie ceny produktu na sklepie skutkować powinno takimi samymi zmianami w ofercie na aukcji Allegro. Ustawienie to nie jest oczywiście obligatoryjne. System automatycznej kontroli stanów magazynowych może nosić w sobie wyjątki pozwalające np. na ustawianie cen promocyjnych na sklepie.

Odkąd Allegro zmieniło podejście do tworzenia wariantów i nakazało sprzedawcom tworzyć każdy wariant na osobnej aukcji (sic!), zachwiana została dotychczasowa metoda tworzenia wariantów jako opcji. I w konsekwencji zrodził się problem dla prawidłowej integracji aplikacji i synchronizacji danych. Tłumacząc właściwe ustawienie wariantów dla systemu automatycznej kontroli stanów magazynowych warto zacząć od prawidłowego ustawienia wariantów dla produktów na sklepie Shoper. Na sklepie powinny być ustawione warianty magazynowe, tj. warianty z podanym prawidłowym stanem magazynowym. Ponadto produkt główny powinien pozostać aktywny (stan magazynowy nie ma znaczenia), produkt podstawowy nie powinien być żadnym z wariantów, a jeden z wariantów powinno się ustawić jako domyślny. Dzięki temu otwierając kartę produktową zobaczymy rozwijane opcje z nazwami wariantów z jednym wariantem domyślnie oznaczonym. W konsekwencji produkt podstawowy niejako niknie ze sklepu.

Integrator Baselinker potrafi czytać produkty wielowariantowe ustawione na sklepie Shoper i wystawiać każdą aukcję oddzielnie dla każdego wariantu. W formularzu wystawiania aukcji na Baselinker naciskamy literkę W. Wtedy produkt główny gaśnie, a my oznaczamy warianty, które chcemy wystawić jako oddzielne aukcje. I tak samo, jak w przypadku produktów bezwariantowych, tak powiązanie aukcji z kartami produktów wielowariantowych na sklepie skutkować będzie (przy odpowiedniej konfiguracji) prawidłowym funkcjonowaniem systemu automatycznej kontroli stanów magazynowych. W zasadzie więc problem wariantów został rozwiązany. Gratulacje!

Ostatnim problemem związanym z budową systemu automatycznej kontroli stanów magazynowych jest zagadnienie wiązania istniejących aukcji z produktami na sklepie. Zagadnienie to jest ważne dla tych sprzedawców, którzy nie chcą zamykać swoich aukcji na Allegro. Należy bowiem zauważyć, że budowa systemu automatycznej kontroli stanów magazynowych wymaga wystawienia aukcji na podstawie karty produktowej dodanej do Baselinker niejako w locie ze sklepu internetowego. Jeśli aukcja danego produktu jest już wystawiona na Allegro, to aby połączyć ją z jej odpowiednikiem na sklepie internetowym Shoper, należy zaimportować aukcję do Baselinker. W następnej kolejności należy powiązać tę aukcję z produktem z wybranego magazynu, podając ID tego produktu (lub wariantu). Istniejące aukcje można też wiązać z produktami na sklepie w sposób automatyczny.




osoba do wystawiania aukcji internetowych

Michał Chechelski jest webmasterem z ponad 10 letnim stażem. Z wykształcenia specjalista ds. zarządzania i marketingu. Z doświadczenia zawodowego webmaster i copywriter. Właściciel firmy web3promagraco. Realizuje prace z zakresu dywersyfikacji kanałów dystrybucji internetowej – wystawia aukcje internetowe, dodaje produkty na sklepy, wykonuje konfiguracje, stawia sklepy internetowe i je pozycjonuje. Pracuje samodzielnie lub w zespole projektowym.